Планирование экспедиции

Проекты, надежды и решения толкались в моём мозгу и требовали внимания. Я не мог бредить всем этим изо дня в день. Я должен был всё спланировать.

Точка отсчёта в планировании экспедиции очень простая. Для начала тебе требуются три вещи: клочок бумаги, карандаш и тихий уголок, где никто тебя не побеспокоит.

Остановись, и дай своему мозгу возможность обдумать проект, который собираешься реализовать. Он может быть связан с твоими личными интересами, с обучением, или с твоей страстью к активному отдыху.  Будь то школьная экскурсия, творческий отпуск, или университетская исследовательская экспедиция, подумай, что для этого нужно сделать и какие полевые исследования ты реально хотел бы провести. Что это будет? Научные поиски или авантюрное путешествие? Одиночное или командное? На ближайших холмах или тебя всё же манят дальние дали и сложные ситуации? Или это будет географическое исследование, которое поможет людям лучше понять устройство нашего мира? Потенциальные темы для исследований бесконечны, как безгранична и Вселенная, которую мы исследуем.

Это самый первый инструмент управление проектами, который звучит так “Хочешь разобраться со своими мыслями – впиши их в бумагу!”. Ну, или в современном варианте – “вырази их буквенно-цифровым и графическим способом”.

Пока обдумываешь, начинай набрасывать список того, что ты хотел бы достичь – как сам лично, так и вместе с командой. Перечисляй специалистов, которых ты хочешь привлечь и с которыми хочешь поработать. На своё усмотрение составь список ощутимых результатов, которые помогут тебе измерить успешность данного предприятия. Новые знания, новые навыки, новый язык, новые иностранные знакомства, новые культуры, новые приключения? Научная работа, отчёт об экспедиции, альбом потрясающих снимков, телефильм? Чем длиннее список – тем значительнее поставленная задача. Но, в любом случае, этот предварительный список нужно сделать. Это фундамент на которым ты начинаешь строить свою экспедицию.

Теперь сделай глубокий вдох и ответь себе, только честно – есть ли у тебя навыки, чтоб взвалить на себя весь этот груз? Возможно, стоит урезать список и взяться за задачу попроще. Тщательно обдумай список. Твоё сердце подскажет, готов ли ты взять на себя ответственность за организацию такого проекта и будут ли те, что пойдут за твоей идей? Поделись своими планами с семьёй, друзьями и возможными членами будущей команды. В зависимости от их комментариев, снова пересмотри свой список!

Во время этого анализа тебе нужно определиться с ответственными людьми. Начни с перечисления тех, кто, на твой взгляд, хотел бы поучаствовать в реализации твоих великих планов, поскольку это как раз те люди, за которых тебе придётся нести ответственность и перед которыми придётся отчитываться. Это могут быть:

• принимающая сторона или местное сообщество, с которыми ты будешь работать, перемещаться по местности и у которых будешь останавливаться;
• твоя команда, их семьи и партнёры;
• твоя организация, школа, университет или исследовательский институт;
• спонсоры и другие сторонники, которые сделают проект возможным с ресурсно-финансовой стороны;
• и все, кому ты планируешь презентовать свой проект.

Если ты вдруг понял, что перечень всех этих обязательств ложится на тебя слишком тяжёлым бременем – брось всё прямо сейчас, пока ты не начал распалять надежды других людей. Если же всё в порядке – вернись списку и пересмотри цели. И вот начиная с этого самого момента, есть несколько способов преобразования твоего списка в реалистичный план по организации экспедиции вне зависимости от замысла, масштаба, пункта назначения или стоимости.

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ЦЕЛЬ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ ЦЕЛИ

На данном этапе каждую цель стоит оценить по SMART-критериям, тогда ещё проще выделить генеральную, да и вспомогательные цели приобретут правильные формулировки. SMART-цели должны быть:
S – Specific (Конкретная)
M – Measurable (Измеримая)
A – Achievable (Достижимая)
R – Relevant (Согласованная)
T – Time-bound (Ограниченная во времени)

Вот что нужно делать дальше.

1. В списке приоритетов выдели те аспекты проекта, которые важны лично для тебя. Проконсультируйся и обсуди их со своей командой или, по крайней мере, с потенциальными участниками проекта. «Приоритетные» задачи, которые вызывают сомнения, на время нужно отложить в сторону. В этой мешанине идей постарайся создать некоторое подобие порядка, чтоб можно было сосредоточиться на том, что ты считаешь единой чёткой целью; на том, что хочешь сделать – на проекте.
2. После обсуждения, запиши цель экспедиции или проекта как простую однозначную формулировку: Целью моей экспедиции в следующем году является… Это и есть твоя генеральная цель. А затем представь эту краткую формулировку для критики тех, кто уже участвует в проекте, чтоб проверить её жизнеспособность. После нескольких итераций ты поймёшь, что у вас уже достаточно взаимопонимания для продолжения!
3. Затем выбери из своего списка все остальные цели, которые ты хочешь достичь, а также требуемое время и средства. Эту будут ваши вспомогательные цели. Возможно на этом этапе придётся решить, какими из них можно пожертвовать для достижения генеральной цели. Отделение генеральной цели от вспомогательных – наиважнейший этап планирования. Модель, представленная на Рисунке 1.1, может помочь тебе.

Рисунок 1.1. Генеральная цель и вспомогательные цели

Чтобы осознать ключевое значение этой точки, взгляни на следующие проекты: с одной стороны – научный проект в горах, с другой – альпинистская экспедиция.

1. Генеральной целью научного проекта в горах может быть взятие осадочных кернов для расчёта долгосрочной модели изменения климата. Вспомогательными целями могут быть:
   • создать геологическую карту региона;
   • сделать ботаническую коллекцию местных трав;
   • провести физиологические эксперименты с горной болезнью;
   • оценить воздействие туризма на природу;
   • сделать фотоотчёт для лекций и веб-сайта;
   • сделать учебный видеофильм;
   • подняться на одну-две ближайшие горы.
2. Генеральной целью альпинистской экспедиции может быть подъём, по крайней мере, двух членов команды на конкретную гору и их безопасное возвращение. Вспомогательными целями могут быть:
   • опробовать новый маршрут к горе;
   • подняться на несколько пиков поменьше для обучения и физической подготовки;
   • собрать несколько геологических/ботанических коллекций;
   • провести медицинское обследование;
   • изучить ремёсла в местной деревне;
   • написать несколько популярных статей;
   • определить другие вершины в этой местности для будущих экспедиций.

В обоих случаях, если всё пойдёт хорошо, все вспомогательные цели могут быть достигнуты. С другой стороны, если возникнет нехватка времени и средств, вспомогательные цели могут быть незначительно изменены, не подвергая опасности генеральную цель.

Начальный этап планирования – это самая лучшее время для фиксации генеральной и вспомогательных целей на одном листе, в особенности, если вы уже достигли взаимопонимания в команде.

ВИЗУАЛЬНОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ЭКСПЕДИЦИИ

Существует множество различных способов визуального представления проекта. Помимо представленного здесь варианте, можно использовать MindMap или классическое представление – иерархическую структуру работ WBS.

Как только ты с командой согласовал генеральную цель, можно приступить к разработке более детальных планов. Для объяснения своих планов другим людям, полезно иметь визуальное представление, какой проект ты имеешь в виду, хотя бы в разрезе четырёх параметров – замысла, масштаба, длительности и стоимости.

Эти четыре фактора являются краеугольными камнями твоей экспедиции и, чтоб впоследствии избежать недоразумений, полезно договориться о них как можно раньше. К примеру, ты видишь свой проект как международную команду исследователей, берущих осадочные керны из высокогорного озера; или ты видишь себя в составе группы альпинистов, восходящих на новую вершину? Оба варианта достойны похвалы. Но для краткости тебе нужна собственная «фирменная» картинка. Она поможет тебе в планировании и сборе средств. А важнее всего, она поможет всем членам команды иметь одинаковое чёткое представление об экспедиции, к которой они присоединяются.

Рисунок 1.2 Визуальное представление экспедиции

ПЛАНИРОВАНИЕ КРИТИЧЕСКОГО ПУТИ

Теперь, приведя свой проект к управляемой форме, ты можешь приступить к планированию критического пути. Для этого существуют пять шагов.

Оценить серьёзность трудностей

Использование чеклистов – один из признаков промышленного управления проектами, т.е. когда проекты у вас идут потоком один за другим. На начальном этапе зрелости системы УП, вы используете промышленные или просто чужие контрольные списки. На более высоких этапах, вы постоянно улучшаете эти списки, подводя уроки опыта проекта.

Крайне важна трезвая оценка проекта не самой ранней стадии, даже если известны пока не все детали. Существует большое количество пунктов, которые нужно оценить, и, чтоб ничего не упустить, пересмотр контрольных списков может помочь тебе выбрать вопросы, которые нужно учесть и расставить по приоритетам (см. пример Контрольного списка по планированию в Приложении 1 и Контрольного списка по проведению экспедиции в Приложении 2).

Оценить продолжительность требуемых периодов

Составь список задач, которые необходимо выполнить, и дай обоснованное предположение, сколько времени может занять выполнение каждой задачи. Например:

Каждый пункт плана должен быть оценен индивидуально. Большинство задач займут больше времени, чем ты думаешь. И если ты не начнёшь делегировать задачи, то почти наверняка не успеешь, ну, к примеру, определить даты подачи заявок в ключевые грантовые организации для своего плана привлечения средств. А эти даты как раз определяют крайний срок, когда у тебя уже должны быть готовые для оценки проектные планы, да ещё и в презентабельном виде. Для информации: крайний срок подачи заявок в Королевское Географическое Общество (RGS-IBG) для получения гранта для исследовательской экспедиции – это конец января (для экспедиций, проводящих полевые работы в летние месяцы) и конец июня, для тех, кто собирается проводить полевые работы в зимние месяцы. Поэтому, если ты хочешь получить одобрение и финансирование RGS-IBG, тебе нужно увязать этими бюджетные даты с подробными планами своих исследований и планами людей из принимающей страны.

Доставка научного оборудования – ещё одна, подстерегающая нас, ловушка, потому что требуется заблаговременно заложить достаточный срок на выполнение этих работ (исходим из того, что ты не можешь себе позволить доставку воздушным транспортом).

Составить календарный график

И вот теперь можно получить удовольствие, собирая различные этапы проекта в один календарный график. В левой стороне графика у тебя расположится списком основных этапов, в основной части страницы справа – ожидаемые длительности для каждого набора задач. Всё это может быть начато «на салфетке», а потом грамотно оформлено в электронном виде.

Спланировать критический путь

Если ты уверен, что все задачи в плане взаимоувязаны, то самое время подготовить график «критического пути» всего проекта, чтобы выяснить какие ключевые решения и действия должны быть выполнены и в какой срок; и какие из них жёстко регулируются определёнными датами (разрешения, выделение финансов, перелёты и т.д.). Некоторые задачи могут сдвигаться, некоторые нет. Сводя всё это вместе в качестве бизнес-плана, потребуется некоторое «интеллектуальное гадание». Есть множество разных моделей для построения критического пути, которые можно применять в зависимости от сложности и масштаба твоего проекта. Пример реализованного плана критического пути для школьной экспедиции в Исландию можно посмотреть в Приложении 3.

Расставить приоритеты

На самом элементарном уровне управления проектами, всё в главе “Планирование экспедиции” расписано правильно. Если же требуется более серьёзное планирование, то нужно обращаться к PMBOK или даже к Practice Standard for Scheduling.

В сутолоке экспедиции полезно знать, какие текущие приоритеты и какие из отстающих задач требуют больше твоего времени, чем остальные. Чрезвычайно полезным является окончательный список понедельных/помесячных задач. Пример «обратного отсчёта», который может быть использован в качестве контрольного списка, находится в Приложении 4. Он показывает типичную школьную или университетскую экспедицию на 24 месяца, включающую 12 месяцев планирования, 3 месяца полевых работ и 9 месяцев написания отчёта об экспедиции. Предполагается, что у тебя уже есть представление о генеральной цели, вспомогательных целях, размере команды и предварительном бюджете, а также что ты со своими коллегами и другими консультантами уже сделал предварительные исследования на предмет осуществимости твоего плана. Тебе нужно адаптировать этот пример в соответствии со своим собственным графиком, в зависимости от того, когда ты планируешь осуществить проект. НЕЛЬЗЯ следовать этому плану без учёта твоих собственных критериев. Просто можешь использовать его в качестве отправной точки для своего проекта.

Удачи тебе в твоём планировании. Все географически удалённые проекты, независимо от их назначения – реально очень тяжёлая работа. Поэтому нужно быть на 100% уверенным, что трата двух лет на организацию и проведение зарубежного проекта – стоит того. Всё это не для слабонервных. Только твоя приверженность и энтузиазм могут сделать проект успешным. Всё будет зависеть только от твоей мотивации в достижении генеральной цели, которую ты поставил перед собой в самом начале.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ЛИТЕРАТУРА

• Blashford-Snell, J. and Ballantine, A. (1977) Expeditions the Experts’ Way. London: Faber & Faber.
• Deegan, P. (2002) The Mountain Traveller’s Handbook: Your companion from city to summit. Manchester: British Mountaineering Council.
• Edwards, D. (2000) Exploring New Frontiers: A guide to planning expeditions and team research projects in the field. Glasgow: Royal Scottish Geographical Society.
• Keat,W. (ed.) (2000) Expedition Guide. Windsor: The Duke of Edinburgh’s Award Scheme.
• Land, T. (ed.) (1978) The Expedition Handbook. London: Butterworths.
• Lorie, J. (ed.) (2000) The Traveller’s Handbook. London: Wexas.
• Putnam, R. (2002) Safe and Responsible Expeditions. Newark, Notts: Young Explorers’ Trust.
• Young Explorers’ Trust (2002) YET Expedition Manual. Только веб-публикация (www.theyet.org).
• PMDoc (2014) Шаблоны для планирования проекта. Веб-публикация (www.PMDoc.ru).

Следующая глава 2 LEADERSHIP AND TEAMWORK.