Восхождение на Килиманджаро: Разбор практического примера управления проектом

Введение

Гора Килиманджаро, высочайшая точка Африки, возвышается над африканским континентом почти на шесть тысяч метров. С языка суахили «Килиманджаро» переводится как “Гора Величия”. В 2000 году мы с моим братом решили забраться на эту великую гору. Несколько месяцев мы потратили на подготовку: решали, что нам потребуется для восхождения, разрабатывали собственную стратегию, закупали необходимо оборудование, тренировали себя на выносливость. Всё это понадобилось для того, чтобы потом за одну неделю совершить восхождение на гору. Поскольку все эти шаги используются для управления любым проектом, я решил описать наш опыт планирования и осуществления нашего восхождения, с использованием лучших практик Управления Проектами.

Планирование

Как и в большинстве крупных проектов, у нас была почти недостижимая задача – взобраться на вершину самой высокой горы в Африке. Мы зафиксировали ресурсы (наши собственные деньги) и зафиксировали сроки. Исторически так сложилось, что 80% людей, которые попытались подняться на вершину этой горы, по той или иной причине потерпели неудачу. Интересно, что Gartner считает аналогичный процент неудач неотъемлемым свойством любого ИТ-проекта. Поэтому, для постижения нашей цели, нам нужно было всё правильно спланировать.

Быть информированным

Наш первый этап – собрать как можно больше информации. Мы хотели узнать историю других попыток, связанные с этим риски, и всё остальное, что может повлиять на наш проект. Вот некоторая информация из наших исследовании:

• Высотный отёк легких – это потенциально смертельное состояние, при котором жидкость наполняет легкие альпинистов, если они быстро набирают высоту.
• Существует несколько маршрутов до вершины.
• В Танзании существует влажный сезон дождей и холодный зимний сезон.
• Рельеф склона очень опасен из-за каменистых осыпей (мелкие камни, которые скользят под ногами, когда вы пытаетесь взбираться).
• Поскольку вершина является самой высокой точкой на континенте – ничто не защищает её от ветров, температура которых иногда достигает сорока градусов ниже нуля.

Нам нужно было использовать эту информацию, чтобы подготовиться к путешествию. Всё это непосредственно влияет на инициацию проекта, когда важно дать команде экскурс в историю и потенциальные риски, на основе которых может быть создан план.

Нанять экспертов

Ни мой брат, ни я раньше никогда не поднимались на такие высоты, поэтому мы обратились к советам людей, у которых есть такой опыт. Мы составили свой шорт-лист туристических компаний (поставщиков). Основываясь на проведённом анализе поставщиков (стоимость, репутация, предлагаемые услуги и т.д.) мы определились с партнером. Мы выбрали компанию, которая имела успешный послужной список и которая могла организовать и выполнить специфические работы за нас. Другим вариантом было бы слетать в Танзанию и выяснить всё самим, что привело бы к крайне низкой вероятности успеха. Вроде бы выглядит как простое решение, но как же часто компании пытаются встрять в проекты без консультаций эксперта, а затем совершают ошибки, которые эксперт уже давно испытал на себе (“тот, кто не учится на истории…”). Например, наша туристическая компания предоставила нам “палатку-туалет”. Это не что иное, как палатка, содержащая сиденье из пластика с отверстием и пластиковым мешком. Мы не видели никаких других туристов на горе с чем-то подобным, и была большая разница между нашим намёком на цивилизованность и их пытками балансировать за скалой.

Создать план

Мы проработали мероприятия, которые нужно выполнить. Необходимое нам оборудование, логистику (авиабилеты, отели и пр.), и план по собственной физподготовке. Совместно с нашим партнером мы создали план, которым мы теперь можем управлять, и внесли в него все необходимое для осуществления восхождения. Мы также набросали план самого восхождения. Понимая наши риски, мы приняли решение подняться на четыре тысячи метров и остаться там на три дня для акклиматизации (чтобы избежать отёка лёгких). План также учитывал сроки путешествия, которое мы запланировали после окончания сезона дождей и перед зимним сезоном. Так же мы хотели выдвинуться ночью и на рассвете добраться до вершины. В проектах, создание плана является одним из наиважнейших мероприятий. После того, как стартует проект, для изменения направления движения потребуется больше времени и ресурсов; поэтому важно заранее всё тщательно обдумать. Мы бы не смогли изменить начало маршрута, находясь на половине пути к вершине.

Определить соответствующие роли

Лучшей практикой считается делегирование задач людям, которые лучше всего подходят для их выполнения. В нашей поездке, провайдер, которого мы выбрали, согласился предоставить нам людей, которые бы несли наши палатки и готовили еду (с “ватагой” людей, снующих вокруг меня, я чувствовал себя как рэп-звезда). Это были не те задачи, которыми мы хотели бы заниматься сами, но которые имеют решающее значение для нашего успеха. Мы не могли совершить восхождение на вершину без еды и тепла, а переноска всего этого на себе измотала бы нас во время подъёма. Необходимо иметь одинаковый подход к управлению проектами. Ни одна компания не имеет ресурсов для специализации во всех технических областях. Они должны учитывать, что им придется передавать специальные задачи организациям, которые умеют выполнять эти работы и постоянно совершенствуют свои технологии.

Использование технических средств

Наилучшим практическим инструментом достижения успеха является использование технических средств. Мы узнали, что при восхождении будет много переходов по зыбкому рельефу, и о том, что на вершине температура может упасть до сорока градусов ниже нуля и часто бывают ветра. Мы занялись поисками технических средств, которые помогут нам преодолеть эти препятствия. Закупили специальные треккинговые палки для устойчивой ходьбы и специальные ботинки, которые не дадут замёрзнуть нашим ногам на вершине. Существует компромисс между техсредствами и стоимостью; несмотря на то, что мы могли бы использовать вертолёт для выполнения нашей цели – у нас не было такой финансовой возможности (не говоря уже, что такое попадание на вершину было бы обманом). Проекты должны учитывать возможность использования техники, обеспечивающей им успех, но также и рассматривать соответствующие издержки (затраты, обслуживание техники, устаревание и пр.).

Использование прототипов

Наш план включал поход по другим горам, подобным Килиманджаро. Мы хотели прототипировать опыт и оценить успешность нашей подготовки. Лучшая гора, на которую мы могли взобраться, живя в Соединенных Штатах, была в Колорадо (она на 2400 метров ниже, чем Кили). Благодаря этому подъему мы смогли узнать, как работает наше оборудование, и как мы себя чувствуем на высоте трёх тысяч метров. Мы не хотели рисковать уже будучи в Африке, впервые проверяя всё на себе. Представьте себе вероятность нашего успеха, если бы мы примерили наши новые ботинки, только когда прилетели в Африку. Одна женщина в нашей «экспедиции» повернула обратно в середине подъёма, потому что не смогла справиться восхождением, не дойдя до высшей точки, высота которой почти 5900 метров.

Уроки опыта

• Собрать как можно больше информации, чтобы определить риски и возможности.
• Разработать тщательно продуманный план.
• Использовать экспертов и историческую информацию для планирования и оценки проекта.
• Сотрудничать с опытными поставщиками услуг, и делегировать им ту работу, которая не является вашей основной компетенцией.
• Использовать по мере необходимости технические средства, обеспечивающие успех.
• Использовать прототипирование для проверки подходов и технических средств.

Исполнение

И вот, наступает момент, когда планирование останавливается, и проект начинает осуществляться. По ходу всегда возникают незапланированные препятствия и проблемы. Этот проект не стал исключением.

День 1 – Kickoff

Мы прибыли в Африку в предвкушении нашего нового проекта. В первый же день мы встретились с командой, которая была сформирована из местных гидов. У каждого человека в нашей команде был один гид и несколько носильщиков/поваров. Мы все вместе в течение трёх часов ехали на автобусе в горы. Всю дорогу никто не проронил ни слова, за исключением редких разговоров на суахили, при этом некоторые гиды наблюдали за нами (я думаю, они ставили ставки, получится у нас или нет). Существовали явные культурные и языковые различия, которые мы должны были преодолеть, раз уж мы начали работать вместе, как команда. Начало проекта – это всегда трудности, поскольку люди не знакомы друг с другом и только пытаются наладить отношения.

После прибытия в горы, мы выгрузили снаряжение, и отправились в поход. Мы спланировали наше путешествие так, чтобы прибыть в горы после сезона дождей. Хорошей для нас новостью было то, что выпало не очень много дождей, пока мы были там. Плохая новость заключалась в том, что нам пришлось идти часть пути по пятнадцатисантиметровой грязи. Во многих случаях наша технологическая поддержка (треккинговые палки) помогла нам удержаться на ногах. Этот день был потрачен на проход через густой тропический лес. Тропа была покрыта грязью, а глаза во всех направлениях (в том числе вверх) видели только зеленую растительность. Пахло туманом.

Поскольку мы шли все вместе, то могли двигаться только с той скоростью, с которой шёл наш самый медленный человек. У нас был член команды, который двигался очень медленно. Это вынудило нас перемещаться в ночное время в первые же сутки. Чтобы видеть ночью, нам пришлось использовать налобные фонарики, которые планировалось использовать в ночь восхождения. Придётся что-нибудь придумать с освещением, когда мы будем подниматься на вершину. Наконец, мы прибыли в наш лагерь, поужинали и легли спать. В действительности же мы не могли заснуть из-за волнений в поездке и новых впечатлений.

Уроки опыта:

• Выполнить мероприятия по командообразованию для построения концепции “одна команда, одна цель”.
• Узнать, как сказать на суахили “медленный американец”.
• Помочь участникам команды, которые испытывают трудности, так как их эффективность влияет на всю команду.
• Быть гибкими в ваших подходах, так как реальность отличается от плана.

День 2 – Погружение

На следующий день мы проснулись очень рано, и снова пошли вверх. В течение некоторого времени мы продолжали двигаться по тропическому лесу. Мы продолжали поход очень медленно и у меня начали болеть ноги. Это беспокоило меня, поскольку это был только второй день. Плечи тоже начали болеть из-за веса рюкзака. После нескольких часов пути, мы, наконец-то, оказались над вершинами деревьев. Это было значительным событием, поскольку примерно через четырнадцать часов похода, мы, наконец, смогли увидеть нашу цель. Это важно для проекта, поскольку мы часто настолько сосредоточены на предпринимаемых шагах, что нам редко удается взглянуть вверх и увидеть цель, которую мы пытаемся достичь.

Теперь мы были на высоте около трёх с половиной тысяч метров и довольно сильно похолодало. У нас была соответствующая экипировка, но ничто не могло подготовить нас к встрече с пауко-комарами (мы не знаем, что это было, но они выглядели как нечто среднее между пауками и комарами). В лагере на земле повсюду мы замечали этих тварей. Когда стемнело стало очень холодно и они исчезли. Впоследствии мы узнали, что все они перебрались в нашу палатку и спальные мешки. Остаток ночи мы провели, выгоняя их из нашей палатки, спальников, одежды и из своего воображения.

Уроки опыта:

• Работа над проектом временами болезненна, но необходимо пройти через это.
• Представить себе цель и увидеть картину в целом.
• Следить за ошибками (в оригинале “bugs”; имеет двойной перевод “ошибки” и “жуки”), сразу, как только Вы узнали о них, и до того как они вышли из-под контроля.

День 3 – Американские горки

Наш поход длился ещё восемь часов вверх и вниз по горам. По пути было множество низин и холмов. Как только мы старались взобраться повыше, мы каждый раз узнавали, что далее идёт низина, и мы шли вниз, чтоб снова и снова взбираться наверх. В проектах, всегда есть препятствия, которые уводят вас от вашей конечной цели, но они должны быть преодолены, чтобы дать вам шанс снова вернуться на правильный путь.

Ночевка была у основания стены, по которой на следующий день мы планировали взбираться на гору. В тот вечер, на высоте 4500 метров наша попутчица кашляла и задыхалась – она была курильщицей. Поскольку у неё было мало шансов взобраться по стене, а её здоровье ухудшалось, мы решили на следующий день отправить её вниз.

Уроки опыта:

• Иногда процесс уводит вас от вашей цели, и вы вынуждены нагонять упущенное.
• Иногда это нормально – поменять ресурсы, если они не соответствуют допуску и риску конечной цели.

День 4 – Стена

У нас произошло изменение содержания проекта. Вместе с нашей спутницей нас покинула часть обслуживающей команды: нам пришлось отправить её вниз с гидом, несколькими носильщиками, включая одну из двух горелок, используемых для приготовления пищи. Часто в ходе реализации проектов, на них начинают влиять критические взаимосвязи, и команды должны реагировать соответствующим образом. Стена была очень страшной, так как приходилось много карабкаться вверх, перехватывая руками скалы. Мой брат и я – оба не фанаты высоты, а там было не очень много места между нами и уступом. Мы не могли повернуть обратно, но движение вперед вызывало ещё больше беспокойства и боли. Мы продолжали продвижение в следующий лагерь.

Уроки опыта:

• Даже если у вас есть план, вы должны быть достаточно гибкими чтоб вносить изменения в содержание проекта.
• В середине пути проекты часто упираются в стену, и команде необходимо “подтолкнуть” их дальше.

День 5 – Почти на вершине

В этот день мы должны были подняться примерно до 4900 метров. Это довольно крутой подъём за день. Когда мы достигли лагеря, мы встретились с командой из Южной Африки, которая уже не могла подниматься, потому что все заболели дизентерией. Я понял в этот момент, что те 80% людей, которые терпят неудачу, сдаются не только в последний день восхождения, но и в любой его момент. Это справедливо и для проектов, на всём протяжении которых могут совершаться ошибки, создавая препятствия в достижении конечной цели. Мы подготовили всё наше специальное альпинистское снаряжение к восхождению и попытались поспать перед последним рывком. Из-за нашего равномерного темпа, у нас было достаточно энергии, чтобы попытаться взойти на вершину. Зачастую, люди слишком спешат внизу – в начале пути, и тогда им не хватает выносливости для его завершения. Это очень актуально для тех проектов, которые отстают от плана, потому что команда не может выполнить свою миссию из-за того, что на нее долго давят для наверстывания упущенного.

Уроки опыта:

• Достижение цели – это результат следования по пути, а не только последний рывок.
• Необходим размеренный ритм работы. Люди выгорают, если работают слишком долго.

День 6 – Вершина

Наш последний рывок стартовал ровно в полночь. Мы “ввели в эксплуатацию” наши технические средства (налобные фонари, ботинки, треккинговые палки) и начали поход. Осыпи были повсюду, и казалось, что из каждых двух шагов в гору мы на один шаг соскальзываем вниз. Из-за нашего медленного старта в 1-й день, наши налобные фонари очень быстро разрядились. К счастью была ясная ночь, и полная луна, свет которой отражался от ледников. У меня очень сильно болели ноги, но я сосредоточил внимание на равномерности шагов и после шести часов подъёма, мы наконец-то добрались до вершины чтобы увидеть восход солнца. На вершине меня очень тошнило и я “избавился” от всей пищи, которую я съел ранее. На этой высоте ваше тело концентрируется только на дыхании, а всё остальное прекращает работу. Мы сфотографировались, а затем отправились вниз.

Нам потребовалось ещё три часа, чтобы вернуться в лагерь. На спуске каменные осыпи ещё менее снисходительны к вам, и в сочетании с отсутствием энергии, я, должно быть, поскользнулся и упал раз десять. Спуск был трудным психологически, поскольку мы уже достигли нашей цели (взобрались на гору), и преодолевая боль, теряли мотивацию.

Уроки опыта:

• Ни с чем не сравнится чувство удовлетворения от достижения поставленной цели.
• После того, как цель достигнута, есть ещё работа, которую нужно принять во внимание.

День 7 – Закрытие проекта

Мы продолжали спускаться с горы ещё четыре часа. Хотя мы находились недалеко от базы, нас ожидало возвращение через грязь. Мы наконец-то закончили спуск и пришли обратно в лагерь, где отпраздновали свой успех с командой организаторов. Были песни на суахили и много пива.

Уроки опыта:

• Отпраздновать успех с командой.

Заключение

Большинство проектов имеют такие же агрессивные цели, как и восхождение на г. Килиманджаро. Чтобы быть успешным, руководитель проекта должен заранее собрать как можно больше информации и подготовить реалистичный план. Этот план должен быть гибким к изменениям, которые неизбежно произойдут. Чтобы увеличить вероятность успеха, ПМ должен обратиться к аутсорсингу навыков, которые находятся вне его компетенции, и использовать необходимые технические средства. Я бы также предложил установить палатки-туалеты для команды, на всякий случай.

Об авторе: Kerry R. Wills, Director of Portfolio Management, PMP
Автор книг “Applying Guiding Principles of Effective Program Delivery” и “Essential Project Management Skills“